Tổng hợp chi tiết quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mới nhất

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, áp dụng cho một số đối tượng kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây là một hình thức cực kỳ hữu ích giúp các doanh nghiệp nhỏ dễ dàng xuất hóa đơn.

Vậy hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi thanh toán được tạo như thế nào? Có nhất thiết phải tạo hóa đơn từ máy tính tiền không? Nội dung của hóa đơn điện tử đặc biệt này là gì? Hãy cùng Chốt đơn tìm hiểu trong bài viết sau đây nhé!

Giới thiệu chung về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền 

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn được sử dụng trên nền tảng điện tử. Kiểu tính toán này đã được sử dụng từ lâu ở các nước phát triển.

Nhiều tổ chức, doanh nghiệp đã chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử để tiết kiệm chi phí, tối ưu hóa thời gian và lưu trữ hóa đơn an toàn hơn. Tuy nhiên, vẫn còn một số doanh nghiệp chưa hiểu rõ lợi ích của hóa đơn điện tử nên chưa ngại sử dụng.

Theo Điều 3, Thông tư 32 hóa đơn điện tử được định nghĩa:

“Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.”

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì? 

Máy tính tiền là thiết bị điện tử hỗ trợ quản lý doanh nghiệp, bao gồm chức năng đếm tiền, lưu trữ thông tin bán hàng, tìm kiếm và báo cáo các giao dịch cũng như tạo hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Một thiết bị kết nối với máy tính tiền với cơ quan thuế. Máy tính tiền có đường truyền dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thông qua nhà cung cấp dịch vụ nhận và truyền dữ liệu điện tử.

Biên nhận tiền điện tử là gì? Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế được tạo từ máy tính tiền. Theo quy định tại Điều 89 Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019, Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Điều 1 Nghị định số 41/2022/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư số 78/2021/TT-BTC được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử.

Lý do nên sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Tiết kiệm chi phí và thời gian 

hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp giảm tiêu thụ giấy in và do đó giảm chi phí liên quan đến việc in hóa đơn truyền thống. Ngoài ra, việc tự động tạo và gửi hóa đơn điện tử từ máy tính tiền còn giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả của quy trình kinh doanh.

Tối ưu hóa quy trình kinh doanh 

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có thể được tạo tự động và gửi cho khách hàng sau khi giao dịch hoàn tất, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quy trình kinh doanh. Việc in và đóng gói hóa đơn thủ công được loại bỏ, giảm nhân công và tinh giản hoạt động kinh doanh.

Dễ dàng lưu trữ và tra cứu 

Thông tin thanh toán điện tử được lưu trữ trong hệ thống máy tính, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy cập và quản lý thông tin giao dịch. Việc tìm kiếm hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trở nên nhanh chóng và thuận tiện hơn so với việc tìm kiếm bằng file giấy.

Tăng tính chính xã và tránh sai sót 

Sử dụng hóa đơn điện tử tích hợp với máy tính tiền giúp quá trình khai thuế chính xác hơn, giảm nguy cơ sai sót do nhập hóa đơn thủ công, loại bỏ sự thiếu minh bạch trong quá trình khai thuế.

Tuân thủ đúng quy định và tiêu chuẩn về hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sẽ đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn về hóa đơn điện tử của quốc gia hoặc khu vực nơi họ hoạt động. Tuân thủ pháp luật là điều quan trọng để tránh vi phạm và giải quyết các vấn đề về thuế và tài chính.

Bảo vệ môi trường 

Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm tiêu thụ giấy và ở một mức độ nào đó cũng bảo vệ môi trường bằng cách giảm ô nhiễm tiềm ẩn do sản xuất và xử lý giấy.

Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền 

Lợi ích của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với Cơ quan thuế

• Lợi ích của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp việc quản lý hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế kiểm soát tốt hơn hoạt động bán hàng của đơn vị kinh doanh.

• Minh bạch trong hoạt động nộp thuế, hạn chế các trường hợp khai báo thiếu trung thực, thiếu trung thực của doanh nghiệp.

Lợi ích của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với đơn vị kinh doanh

• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực khi mua hóa đơn, văn bản pháp luật bằng cách trực tiếp xử lý các lỗi giao dịch xảy ra khi cài đặt phần mềm tại quầy tính tiền của đơn vị. Phần mềm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được tạo từ máy tính tiền theo quy định của cơ quan thuế.

• Lợi ích của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp cho các đơn vị kinh doanh khi mua hàng hóa, dịch vụ được xác định là chi phí bằng tiền thu, có đủ chứng từ, chứng từ xác nhận nghĩa vụ thuế;

• Các đơn vị kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền tạo ra để giúp các giao dịch của khách hàng minh bạch và thuận tiện hơn, từ đó tăng lợi nhuận khi sử dụng dịch vụ.

Do đó, việc sử dụng xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền sẽ mang lại lợi ích kép cho cả cơ quan thuế và người nộp thuế.

Quy định pháp lý về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế

Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, quy định như sau:

• Nhận dạng hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối truyền dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

• Không yêu cầu chữ ký số

• Các khoản thanh toán hàng hóa, dịch vụ mua từ máy tính tiền qua hóa đơn (hoặc bản sao hóa đơn hoặc tra cứu thông tin trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế) được coi là chi phí nếu có đủ hóa đơn, chứng từ pháp lý tại thời điểm liên quan khi xác định nghĩa vụ thuế.

Điều kiện áp dụng xuất hóa đơn điện tử khởi tạo máy tính tiền

• Đơn vị có đầy đủ các phương tiện điện tử như chữ ký số, đăng ký và giải quyết các giao dịch thuế điện tử cần thiết để thực hiện các giao dịch với cơ quan thuế.

• Đơn vị được trang bị hạ tầng công nghệ thông tin như máy tính, thiết bị điện tử có kết nối internet, e-mail;

• Thiết bị sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế;

* Khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử được tạo từ máy tính tiền, phần mềm hóa đơn điện tử phải sửa đổi để phù hợp với chuẩn định dạng dữ liệu hóa đơn theo Quyết định 1510/QĐ-TCT ngày 21/9/2022.

Nguyên tắc áp dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền

Tại Điều 8 Khoản 1 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế phải đảm bảo các nguyên tắc nêu tại Điều 1 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, cụ thể:

• Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế phải có mã định danh theo quy định

• Trên hóa đơn không cần chữ ký số cho việc thanh toán này.

• Chi phí mua hàng hóa, dịch vụ có sử dụng hóa đơn (hoặc bản sao hóa đơn hoặc tra cứu thông tin trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế về hóa đơn) khởi tạo từ máy tính tiền được coi là chi phí có đủ hóa đơn và các văn bản pháp luật khi được cơ quan Kho bạc Chính phủ xác định nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp nhỏ.

• Theo quy định, dữ liệu hóa đơn in từ máy tính tiền phải được chuyển đầy đủ, chính xác vào sổ để hạch toán doanh thu bán hàng và báo cáo thuế GTGT.

• Trường hợp công ty vi phạm, không chuyển đủ dữ liệu bán hàng từ phần mềm in hóa đơn tự động sang sổ cái tổng hợp để báo cáo thuế (ví dụ: thiếu thu nhập để trốn thuế) thì doanh nghiệp sẽ bị xử lý các quy định của pháp luật về thuế.

Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Căn cứ vào Luật Quản lý thuế năm 2019, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã quy định đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế bao gồm các đối tượng như sau: 

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (Theo khoản 1 Điều 91 Luật Quản lý thuế).

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai. (Theo khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế).

• Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. (Theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC).

• Doanh nghiệp, người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (Theo khoản 2 Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC).

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. (Theo mục b khoản 2 Điều 16 Thông tư 78/2021/TT-BTC).

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. (Theo mục c khoản 2 Điều 16 Thông tư 78/2021/TT-BTC).

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh để giao cho khách hàng. (Theo khoản 2 Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP).

Nội dung hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo Điều 8 khoản 3 Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền lập có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế phải có nội dung sau:

• Tên, địa chỉ và mã số thuế của cơ quan quản lý thuế, mã số người bán: Chủ doanh nghiệp phải ghi đúng tên, địa chỉ kinh doanh và mã số thuế như trên các giấy tờ sau: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy chứng nhận thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký bất động sản thương mại, Giấy chứng nhận đăng ký thuế, Thông báo ấn định thuế, Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã

• Thông tin người mua nếu người mua yêu cầu (thông tin bao gồm mã số định danh cá nhân hoặc mã số thuế)

• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán

• Trường hợp tổ chức, công ty nộp thuế theo phương pháp khấu trừ phải bao gồm giá bán chưa có thuế VAT, thuế suất GTGT, số thuế GTGT, ghi rõ tổng số tiền phải nộp có thuế GTGT….

• Ngày lập hóa đơn

• Mã cơ quan thuế (trong đó mã số giao dịch là một chuỗi được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin người bán cung cấp trên hóa đơn).

* Khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền, được tự động cấp theo dãy ký tự cho từng cơ sở kinh doanh. Từ đó có thể thấy, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế có nội dung khá đơn giản nhằm giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn dễ dàng, đúng thủ tục.

Trách nhiệm của người xuất hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định rõ trách nhiệm của người bán hoặc người phát hành hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền:

• Đảm bảo đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền và truyền dữ liệu về cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế có thẩm quyền theo quy định tại Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

• Đảm bảo hóa đơn điện tử được lập từ máy tính tiền có mã cơ quan thuế theo quy định tại Điều 11, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78.

• Đảm bảo dãy ký tự áp dụng được cơ quan thuế ấn định khi tạo hóa đơn điện tử có mã CQT được tạo từ máy tính tiền và truyền dữ liệu về CQT một cách liên tục, rõ ràng.

• Đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế được tạo từ máy tính tiền được chuyển đến cổng thông tin cơ quan thuế điện tử vào ngày lập hóa đơn.

• Dữ liệu được truyền qua công ty nhận và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử. Nhà cung cấp dịch vụ truyền dữ liệu phải tuân thủ đầy đủ các điều kiện theo quy định và được Tổng cục Thuế thẩm định, công nhận.

Tổng kết 

Việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp doanh nghiệp, hộ gia đình và cá nhân dễ dàng trong việc kê khai, nộp thuế. Bằng cách số hóa tất cả hóa đơn và lưu trữ an toàn, người bán không phải lo lắng về việc mất thông tin hóa đơn người dùng. Chốt đơn hy vọng bài viết này sẽ cung cấp cho các nhà kinh doanh những thông tin hữu ích trong quá trình tìm kiếm giải pháp giải quyết vấn đề thuế doanh nghiệp.