Cách sử dụng hóa đơn điện tử: Những điều cần biết cho doanh nghiệp

29/05/2025

Khác

Cách sử dụng hóa đơn điện tử đang trở thành một yêu cầu thiết yếu đối với nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt trong bối cảnh các quy định pháp lý ngày càng chặt chẽ. Theo luật mới nhất năm 2025, hóa đơn điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tăng cường tính minh bạch và chính xác trong quản lý tài chính. Việc nắm vững cách sử dụng hóa đơn điện tử sẽ giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định của cơ quan thuế, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh. Chính vì vậy, việc hiểu rõ cách sử dụng hóa đơn điện tử là điều cần thiết cho mọi doanh nghiệp hiện đại.

Cơ sở pháp lý về hóa đơn điện tử mới nhất 2025

Cơ sở pháp lý về hóa đơn điện tử mới nhất

Luật quản lý thuế và các nghị định liên quan

Hóa đơn điện tử tại Việt Nam được quản lý theo Luật Quản lý thuế 2019, số 38/2019/QH14, cùng với các nghị định hướng dẫn cụ thể. Trong đó, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định chi tiết về hóa đơn, chứng từ, còn Nghị định 119/2018/NĐ-CP đề cập đến việc áp dụng hóa đơn điện tử cho các đối tượng nhất định.

Nghị định 123/2020/NĐ-CP: Nghị định này quy định rõ về việc phát hành, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử, nhằm đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý thuế. Nó cũng đưa ra các quy định về việc khởi tạo và lưu trữ hóa đơn điện tử.
Nghị định 119/2018/NĐ-CP: Nghị định này quy định về việc áp dụng hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh, nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong việc thực hiện nghĩa vụ thuế và giảm thiểu chi phí cho doanh nghiệp.

Các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử

Từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có nhiều quy định mới được bổ sung. Một trong số đó là việc khởi tạo hóa đơn từ máy tính tiền, cho phép hóa đơn có mã của cơ quan thuế và có dữ liệu điện tử để người mua có thể tra cứu.

Thời gian áp dụng: Các quy định mới về hóa đơn điện tử sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, yêu cầu các doanh nghiệp và hộ kinh doanh chuẩn bị triển khai sớm để đảm bảo tuân thủ.
Đối tượng bắt buộc sử dụng: Theo quy định, các đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
- Doanh nghiệp có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên.
- Hộ kinh doanh cá thể có doanh thu tương tự.
- Các tổ chức, cá nhân hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng như trung tâm thương mại, siêu thị, nhà hàng, khách sạn, và các dịch vụ vận tải.

Các quy định này nhằm đảm bảo rằng việc áp dụng hóa đơn điện tử diễn ra rộng rãi, hiệu quả và minh bạch hơn trong quản lý thuế.

Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:

Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn giấy. Doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể ngân sách.
Tăng cường tính chính xác: Hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu sai sót trong quá trình lập hóa đơn, nhờ vào việc tự động hóa và kiểm tra dữ liệu.
Dễ dàng quản lý và lưu trữ: Hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ trên hệ thống điện tử, giúp dễ dàng tìm kiếm và truy xuất khi cần thiết, tiết kiệm không gian lưu trữ.
Tăng cường bảo mật thông tin: Hóa đơn điện tử được bảo vệ bằng các biện pháp bảo mật tiên tiến, giúp ngăn chặn việc giả mạo và truy cập trái phép.
Hỗ trợ quy trình thuế: Hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm tra và quản lý, từ đó tăng cường tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh.
Tạo sự chuyên nghiệp: Sử dụng hóa đơn điện tử thể hiện sự hiện đại và chuyên nghiệp của doanh nghiệp, tạo ấn tượng tốt với khách hàng và đối tác.

Như vậy, việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ mang lại lợi ích về mặt tài chính mà còn giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn trong môi trường kinh doanh hiện đại.

Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn điện tử chi tiết

Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn điện tử

Việc sử dụng hóa đơn điện tử cần tuân theo một quy trình rõ ràng để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả. Dưới đây là các bước chi tiết:

Chuẩn bị trước khi sử dụng

Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp: Chọn phần mềm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý và tính năng cần thiết cho doanh nghiệp.
Đăng ký với cơ quan thuế: Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế để nhận mã số hóa đơn.

Lập hóa đơn điện tử

Hướng dẫn tạo hóa đơn trên phần mềm: Sử dụng phần mềm để nhập thông tin cần thiết, đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành.
Các thông tin cần thiết trên hóa đơn: Hóa đơn cần có đầy đủ các thông tin như: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua, mô tả hàng hóa, số lượng, giá trị, thuế suất, và tổng số tiền.

Gửi hóa đơn điện tử

Phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng: Hóa đơn có thể được gửi qua email hoặc hệ thống điện tử khác, đảm bảo đến tay khách hàng một cách nhanh chóng.
Xác nhận việc nhận hóa đơn: Doanh nghiệp cần lưu lại chứng từ xác nhận việc gửi hóa đơn cho khách hàng để làm bằng chứng trong trường hợp cần thiết.

Lưu trữ hóa đơn điện tử

Quy định về thời gian lưu trữ:Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ ít nhất 10 năm theo quy định của pháp luật.
Cách bảo mật và bảo quản hóa đơn: Đảm bảo hóa đơn được bảo mật bằng các biện pháp an ninh mạng, như mã hóa dữ liệu và sao lưu định kỳ để tránh mất mát thông tin.

Việc thực hiện đúng các bước trên sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử một cách hiệu quả và hợp pháp.

Những lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử

Dưới đây là một số lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần nhớ khi sử dụng hóa đơn điện tử:

Kiểm tra thông tin trước khi gửi: Đảm bảo tất cả thông tin trên hóa đơn đều chính xác, bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế của cả người bán và người mua.
Đảm bảo kết nối Internet ổn định: Sử dụng hóa đơn điện tử yêu cầu kết nối Internet liên tục, vì vậy cần đảm bảo mạng ổn định để tránh gián đoạn.
Cập nhật phần mềm thường xuyên: Thường xuyên cập nhật phần mềm hóa đơn điện tử để đảm bảo tính năng và bảo mật được cải thiện.
Tuân thủ quy định của cơ quan thuế: Nắm rõ và tuân thủ các quy định của cơ quan thuế liên quan đến hóa đơn điện tử để tránh vi phạm.
Lưu trữ hóa đơn một cách an toàn: Đảm bảo hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn, có sao lưu định kỳ và bảo mật dữ liệu.
Thông báo cho khách hàng về hóa đơn điện tử: Giải thích cho khách hàng về hóa đơn điện tử và cách họ có thể tra cứu hoặc xác nhận hóa đơn để tạo sự tin tưởng.

Những lưu ý này sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng hóa đơn điện tử và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Lời kết

Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ mang lại lợi ích về chi phí mà còn giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn, đáp ứng nhanh chóng các yêu cầu của cơ quan thuế. Qua bài viết này, hy vọng bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về cách sử dụng hóa đơn điện tử và những lưu ý cần thiết để thực hiện đúng cách.

Để khám phá thêm nhiều thông tin hữu ích về quản lý bán hàng trực tuyến, livestream và các chiến lược kinh doanh hiệu quả, hãy theo dõi Chotdon.vn. Trang web của chúng tôi cung cấp các bài viết chuyên sâu, mẹo hay và hướng dẫn thực tiễn giúp bạn tối ưu hóa quy trình bán hàng, nâng cao hiệu suất kinh doanh và phát triển thương hiệu một cách bền vững.

Chia sẻ