Hướng Dẫn Cách Gom Nhiều Đơn Của Một Khách Nhanh Nhất

Đằng sau những phiên live nghìn đơn là nỗi ám ảnh của bộ phận xử lý đơn hàng khi người mua thường xuyên có thói quen đặt lắt nhắt nhiều lần. Việc không có quy trình quản lý hiệu quả dẫn đến lãng phí phí vận chuyển, mất rất nhiều thời gian đóng gói và tiềm ẩn rủi ro nhầm lẫn hàng hóa cực kỳ cao. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn chi tiết cách gom nhiều đơn của một khách từ những phương pháp làm việc thủ công cơ bản nhất cho đến việc ứng dụng công nghệ tự động hóa, giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành kho bãi của shop.

Tại sao chủ shop cần biết cách gom nhiều đơn của một khách?

Việc tìm hiểu và áp dụng quy trình gộp đơn chuẩn xác mang lại những lợi ích vô cùng thiết thực cho mô hình kinh doanh của bạn:

• Tiết kiệm tối đa chi phí vận chuyển: Thay vì phải chia nhỏ thành hai hay ba kiện hàng khác nhau và chịu phí ship nhiều lần cho cùng một địa chỉ người nhận, việc gộp đơn sẽ giúp bạn gom tất cả sản phẩm vào một kiện duy nhất. Điều này giảm đáng kể gánh nặng phí vận chuyển cho shop (nếu freeship) hoặc cho khách hàng (giúp họ dễ ra quyết định mua hơn).
• Giảm chi phí vật tư đóng gói: Mỗi kiện hàng rời rạc đều tiêu tốn thêm một lượng lớn hộp carton, băng keo, túi chống sốc hay màng bọc nilon. Khi áp dụng chuẩn cách gom nhiều đơn của một khách, chi phí cho các vật liệu tiêu hao này sẽ được cắt giảm đáng kể, giúp biên độ lợi nhuận trên mỗi đơn hàng của shop tăng lên.
• Hạn chế tối đa tỷ lệ hoàn hàng (BOM): Trải nghiệm mua sắm của khách hàng sẽ tốt hơn rất nhiều khi họ nhận được một kiện hàng đầy đủ các món đã đặt trong một lần duy nhất. Việc nhận hàng rời rạc ở nhiều thời điểm khác nhau dễ khiến khách cảm thấy phiền phức, dẫn đến tình trạng nhận kiện đầu tiên nhưng từ chối nhận các kiện giao sau.
• Tối ưu thời gian vận hành kho: Khi thông tin được gom chung lại một cách mạch lạc, nhân viên kho chỉ cần một lần đi nhặt hàng và đóng gói toàn bộ sản phẩm cho một khách. Năng suất xử lý và đóng gói đơn hàng sẽ tăng lên gấp nhiều lần so với việc phải chạy đi chạy lại tìm từng món riêng lẻ cho cùng một người.

Hướng dẫn cách gom nhiều đơn của một khách theo phương pháp thủ công

Đối với những cửa hàng mới bắt đầu kinh doanh, lượng tương tác chưa quá bùng nổ hoặc số lượng đơn hàng mỗi ngày chưa quá lớn, bạn có thể áp dụng cách gom nhiều đơn của một khách theo các phương pháp thủ công và bán thủ công dưới đây để tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu.

Ghi chép và rà soát qua tin nhắn/Zalo

Với cách này, nhân viên trực Fanpage hoặc Zalo sẽ cần đọc thật kỹ lịch sử trò chuyện của từng người. Bạn phải liên tục tìm kiếm tên người dùng hoặc số điện thoại bằng tay để đối chiếu xem trong phiên live hiện tại hoặc các bài đăng trước đó, vị khách này có mua thêm sản phẩm nào khác không. Nhược điểm lớn nhất của phương pháp này là tiến độ làm việc rất chậm, tốn kém thời gian và rủi ro sai sót cực kỳ cao, đặc biệt là khi khách hàng bình luận chốt mua trên nhiều bài viết khác nhau khiến nhân viên dễ bị lọt thông tin.

Quản lý và lọc trùng bằng file Excel

Một phương pháp thủ công nhưng khoa học và có tính hệ thống hơn là sử dụng phần mềm Excel. Nhân viên chốt đơn sẽ tiến hành sao chép và nhập toàn bộ dữ liệu khách hàng vào một bảng tính chung. Sau đó, bạn sử dụng các hàm cơ bản như VLOOKUP hoặc tính năng Conditional Formatting để bôi màu, lọc ra các số điện thoại, tên Facebook hoặc địa chỉ giao hàng trùng lặp. Từ đó, bạn tiến hành gom các dòng dữ liệu đó lại với nhau thành một đơn hoàn chỉnh. Tuy nhiên, cách này vẫn đòi hỏi nhân sự phải nhập liệu liên tục và không thể cập nhật thông tin theo thời gian thực (Real-time) ngay trong lúc buổi livestream đang diễn ra.

Cách gom nhiều đơn của một khách nhanh nhất bằng phần mềm tự động

Khi quy mô kinh doanh mở rộng và lượng bình luận đổ về dồn dập, các phương pháp thủ công sẽ nhanh chóng bộc lộ sự yếu kém, gây quá tải cho nhân viên. Lúc này, giải pháp tối ưu và triệt để nhất là sử dụng các phần mềm quản lý bán hàng chuyên nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ chính là cách gom nhiều đơn của một khách mang lại hiệu quả cao nhất hiện nay, giúp tự động hóa khâu xử lý thông tin phức tạp.

Nhận diện và liên kết ID khách hàng thông minh

Hệ thống phần mềm thế hệ mới được trang bị tính năng tự động quét và nhận diện ID người dùng trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, TikTok một cách chính xác. Nhờ công nghệ này, mọi bình luận và tương tác chốt mua của cùng một tài khoản ID trong suốt phiên live sẽ được liên kết chặt chẽ với nhau mà con người không cần phải tốn công rà soát bằng mắt thường.

Cơ chế gộp đơn tức thì vào chung mã vận đơn

Cách thức hoạt động của tính năng này rất trơn tru: Mỗi khi có một khách hàng chốt thêm món đồ thứ hai, thứ ba, phần mềm sẽ tự động nhận diện và cộng dồn các sản phẩm mới này vào chung một mã vận đơn duy nhất đã được khởi tạo từ bình luận đầu tiên. Cơ chế thông minh này giúp giảm thiểu tối đa các thao tác lặp đi lặp lại của nhân viên, rút ngắn thời gian xử lý và tạo đơn hàng trên hệ thống.

Ứng dụng tem định danh chống nhầm lẫn khi soạn hàng

Một tính năng vô cùng hữu ích khác đi kèm thường là in tem định danh theo thứ tự (ví dụ: Mã 01, Mã 02...). Ngay khi nhân viên thao tác xác nhận trên máy tính, máy in sẽ lập tức đẩy ra một mã tem nhỏ. Tem này được dán ngay lên sản phẩm khách vừa chọn. Đến cuối buổi live, bộ phận kho bãi chỉ việc nhặt tất cả các sản phẩm có dán chung một mã tem bỏ vào cùng một túi đóng gói là hoàn thành. Khâu soạn hàng được giải quyết triệt để mà không sợ tình trạng nhầm màu, nhầm size hay thiếu đồ.

Đồng bộ và trừ tồn kho theo thời gian thực

Quy trình vận hành sẽ không thể hoàn thiện nếu thiếu đi sự liên kết chặt chẽ với hệ thống kho bãi. Khi một đơn gộp được tạo thành công trên phần mềm, số lượng hàng hóa tương ứng sẽ ngay lập tức được trừ đi trong kho ảo. Nhờ đó, chủ shop sẽ nắm được chính xác thời điểm nào cần thông báo với khách ngừng chốt mã hàng đó, loại bỏ hoàn toàn rủi ro bán vượt quá số lượng hàng hóa thực tế đang tồn trong kho.

4 Bước thiết lập tính năng gộp đơn tự động cho người mới

Để nhanh chóng làm quen và tối ưu hóa quy trình kinh doanh của mình, bạn có thể thực hiện cách gom nhiều đơn của một khách thông qua 4 bước thiết lập tính năng tự động cơ bản trên phần mềm như sau:

• Bước 1: Kết nối đa kênh: Bạn tiến hành đăng nhập vào giao diện hệ thống phần mềm, sau đó kết nối trực tiếp với Fanpage Facebook hoặc tài khoản TikTok Shop của mình thông qua các giao thức API bảo mật được cung cấp sẵn.
• Bước 2: Cấu hình cú pháp chốt đơn: Chủ shop cần thiết lập một cú pháp chuẩn mực, thông thường sẽ bao gồm Mã sản phẩm cộng với Số điện thoại (Ví dụ: A1 09xxxx). Việc này giúp cho hệ thống nhận diện lệnh mua hàng của khách một cách chính xác và loại bỏ các bình luận rác.
• Bước 3: Bật quy tắc tự động gộp: Trong giao diện cài đặt chung, bạn tìm và kích hoạt tính năng "Gộp đơn tự động". Bạn có thể tùy chỉnh áp dụng quy tắc này riêng cho từng phiên livestream hoặc cho một bài đăng bán hàng cụ thể trên trang.
• Bước 4: Kiểm tra và xuất hóa đơn: Ở bước cuối cùng, bạn chỉ cần truy cập vào danh mục quản lý đơn hàng, kiểm tra lướt qua toàn bộ danh sách các đơn đã được hệ thống tự động gom và tiến hành lệnh in hóa đơn tổng hoặc tem mã vạch để chuyển qua cho bộ phận kho đóng gói.

Kết luận

Việc linh hoạt thay đổi quy trình từ quản lý sổ sách thủ công sang ứng dụng các công nghệ phần mềm tự động hóa hiện đại là yếu tố mang tính sống còn đối với bất kỳ cá nhân hay doanh nghiệp kinh doanh online nào. Nắm vững cách gom nhiều đơn của một khách thông qua các công cụ quản lý chuyên nghiệp như Chốt Đơn không chỉ giúp bạn giải quyết triệt để bài toán về chi phí vận chuyển, hạn chế thất thoát hàng hóa mà còn trực tiếp tối ưu hóa biên độ lợi nhuận. Hơn thế nữa, một quy trình đóng gói nhanh gọn, giao hàng đầy đủ, chính xác sẽ góp phần nâng cao sự chuyên nghiệp và xây dựng uy tín vững chắc của shop trong mắt người tiêu dùng.